Hoe werkt een automatische incasso?

Wat is automatische incasso? En hoe werkt het?

Automatische incasso is het automatisch incasseren van eenmalige of periodieke betalingen. Een automatische incasso verloopt via SEPA Direct Debit, de Europese betaalmethode om geld te kunnen innen van een bankrekening. Dit kan uiteraard niet zonder toestemming, hiervoor wordt een betaalafspraak gemaakt, ook wel incassomachtiging genoemd. Een incassocontract, wat je nodig hebt om te kunnen incasseren, is rechtstreeks af te sluiten bij een bank of bij een payment service provider, zoals Buckaroo.

 

Waarom is het handig om automatische incasso via een Payment Provider te laten verlopen?

Een van de redenen om te kiezen voor een Payment Service Provider (PSP) voor je incasso's is zodat al je transacties, van iDEAL, PayPal tot automatische incasso, samen in één overzicht komen te staan. Zo hou je beter overzicht op je betaalstromen en inkomsten. Een andere reden waarom vaak gekozen wordt voor automatische incasso's via Buckaroo is vanwege onze uitgebreide credit management oplossing. Je kunt hierin zelf incassomomenten instellen, pauzeren, klantgroepen aanmaken en een opvolgstraject samenstellen voor mislukte incasso's. Ook bewaard Buckaroo alle digitale incassomachtigingen. Wanneer een incasso niet gelukt is, zie je de reden daarvoor direct in ons systeem: rekeningnummer onbekend, saldotekort, melding onterecht incasso etc. Mislukte incasso's kunnen vervolgens via Credit Management worden opgevolgd, bijvoorbeeld met een nieuwe incassopoging of met een alternatief betaalverzoek.

 

Welke type incasso zijn er?

Eenmalige incasso (one-off)

Een eenmalige incasso wordt met name gebruikt door Goede Doelen. Om een eenmalige donatie of betaling via incasso uit te voeren is het rekeningnummer, tenaamstelling en bedrag nodig. Bij het initiëren van een eenmalige afschrijving geeft de incassant mee dat het om een one-off SEPA Direct Debit gaat.

Doorlopende incasso (recurring)

Doorlopende incasso’s zijn betalingen die terugkomend zijn. Denk aan verzekeringskosten, een telefoonabonnement of een lidmaatschap. Deze kosten zijn periodiek, bijvoorbeeld maandelijks, jaarlijks of per kwartaal. Het hoeft niet altijd hetzelfde bedrag te zijn.

Hoe werkt een digitale incassomachtiging?

Het afgeven van een incassomachtiging hoeft tegenwoordig niet meer schriftelijk. De verkoper kan een digitaal incassoverzoek versturen via e-mail of tonen als optie op de website. De machtiging kan dan door de koper rechtstreeks vanuit de online bankieromgeving gegeven worden. Een digitale incassomachtiging wordt ook wel e-Mandate genoemd, oftewel een elektronische mandaat. Automatische incasso en digitaal incassomachtigen gaan dus hand-in-hand.

Wat is het voordeel van vragen om een incassomachtiging?

Een incassomachtiging biedt meer zekerheid op een betaling. Een automatische incasso waarbij vooraf een mandaat is afgegeven kan namelijk niet zomaar worden teruggeboekt. Er is namelijk akkoord gegaan met de betaalafspraak. Toch kiezen bedrijven soms voor automatische incasso zonder officiële machtiging, om de aankoopdrempel niet te verhogen of omdat een mandaat geld kost. Het risico op storneringen worden in die afweging dan vaak meegekomen. (Let op: een 1 cent betaling via iDEAL is géén officiële machtiging.)

De stappen voor het afgeven van een digitale incassomachtiging:

  1. Kies op de aanmeldpagina van de website voor het afgegeven van een incassomachtiging (te herkennen aan het logo met groen-paarse potlood)
  2. Selecteer de bank
  3. De internetbankierenomgeving start op
  4. Log in en selecteer de bankrekening waarop de machtiging wordt afgegeven
  5. Alle gegevens staan al ingevuld, controleer deze
  6. Geef akkoord
  7. Binnen een paar seconden volgt een bevestiging
  8. Terugkeer naar de aanmeldpagina

Niet eens met de incasso? Dan kan er binnen 8 weken het bedrag worden teruggeboekt (no questions asked-periode). De betaalverplichting blijft uiteraard bestaan, maar de betaalmethode kan herzien worden.

Incassofouten

Als een incassotransactie niet verwerkt kan worden, dan wordt de reden daarvan door de banken terug gemeld aan de incassant. Dit vindt plaats met behulp van zogenaamde reasoncodes. Ook in de Buckaroo Plaza kun je terugzien wanneer je R-transacties heeft ontvangen. Er kunnen meerdere aanleidingen zijn waardoor een incasso mislukt, in te delen in 7 categorieën. In de meeste gevallen valt een incasso-storno onder één van onderstaande reasons:

Reason codes

  • Reject: Uitval veroorzaakt door technische redenen (bijv. bij verkeerde IBAN of aanleverformaat)
  • Return: Terugboeking door bank van de debiteur (bijv. wanneer er is geen machtiging is)
  • Refund: Terugboeking door debiteur, dit mag binnen 8 weken of binnen 13 maanden wanneer er geen officiële toestemming voor incasso is geweest. Ook wel MOI (melding onterecht incasso) genoemd.

Hoe om te gaan met een incasso die is teruggeboekt?

Is een incasso teruggeboekt? Dan komt er een reasoncode mee. Bijvoorbeeld incassocode MS03, oftewel: incasso mislukt om administratieve redenen. De oorzaak van de incassofout kan in dit geval een foutief rekeningnummer of verkeerde tenaamstelling zijn of een overige reden. In dit geval heeft het geen zin om nog een tweede incassopoging te doen en kan er beter gekozen worden voor een betaalverzoek per e-mail, bijvoorbeeld via een iDEAL betaallink. Buckaroo heeft deze logica geautomatiseerd. SEPA Direct Debit betalingen worden vaak afgenomen in combinatie met automatische credit management. Incasso’s die mislukt zijn, worden opgevolgd. Was er geen genoeg saldo? (AM04) Dan is een tweede incassopoging logisch. Klopte het rekeningnummer niet? Verstuur dan een betaalverzoek per e-mail, sms of brief. Deze automatische opvolging is zelf te bepalen en af te stemmen op de doelgroep.

Hoe wijzig ik een incasso?

Is er een doorlopende incasso afgegeven, maar verandert de bank? Via een mandaatreferentie kan de machtiging worden meegenomen naar een andere bank. Er is wel opnieuw toestemming nodig van de debiteur vanuit de nieuwe bankieromgeving. Een bankrekening wijzigen is het gemakkelijkst via een optie binnen een inlog-omgeving of MijnOmgeving.

Meer weten over automatische incasso?

Bekijk onze productpagina en vraag een testaccount aan.

Meer over digitaal incassomachtigen

Lees ook:

Hoe maak je een betaalherinnering zo klantvriendelijk mogelijk?

Het percentage betaalde facturen wordt mede beïnvloed door het optimaal inrichten en vormgeven van je betaalherinnering. Bekijk onze tips.

Lees meer

Whitepaper: Haal meer uit recurring payments

Loyaliteit kunnen verhogen en de uitval kunnen verlagen? Optimaliseer abonnementen en terugkerende betalingen, oftewel recurring payments.

Lees meer

(Kennissessie) Wat moet je weten over subscription services?

Subscription Services de naam zegt het al, je abonneert je op een service. De nadruk ligt dus niet op het product.

Lees meer