Heeft jouw klant meerdere facturen openstaan? Dan is het handig om deze facturen te bundelen in één dossier. Zo voorkom je dat je jouw klant overspoelt met losse betalingsverzoeken en herinneringen. In een gebundeld dossier kunnen jij en de klant het totaalbedrag inzien van alle openstaande posten. Jij houdt nog maar één creditmanagementproces per debiteur aan. We noemen deze functie: Debtor Collection.
Debtor Collection is een feature binnen Buckaroo’s creditmanagementoplossing. Deze feature vergemakkelijkt het proces voor debiteuren met meerdere openstaande facturen. Met Debtor Collection worden facturen gebundeld in één dossier. Op basis van dit dossier wordt er maar één herinneringsproces aangehouden. Jouw klant ontvangt dus nog maar een herinneringsmail op basis van alle facturen die op dat moment openstaan. Door deze te bundelen in een dossier per debiteur (debtor file) kan jouw financiële afdeling of klantenservice sneller terugvinden in het systeem wat de situatie is per klant.
Zoals veel functionaliteiten en betaaloplossingen bij Buckaroo, is Debtor Collection in het leven geroepen op wens van enkele klanten. Zij hadden de wens om per debiteur één creditmanagementproces te hanteren. De gedachtegang hierachter? Wanneer voor elke factuur een ander creditmanagementproces loopt, is de kans dat jij en je klant het overzicht verliezen van reeds betaalde facturen en facturen waarvoor al een herinnering is verstuurd. We kunnen ons ook voorstellen dat je het juist prettig vindt om alles separaat te houden. Daarom kan je binnen je creditmanagementmodule zelf kiezen of je gebruikmaakt van Debtor Collection.
Wanneer debiteuren meerdere rekeningen open hebben staan, kun je de optie aanvinken om een herinneringsschema aan te houden voor alle openstaande posten samen, in plaats van een herinneringen per factuur. Voor de Debtor Collection-herinneringen kun je aparte templates instellen. In deze templates kun je toelichten dat het gaat om een gebundeld betaalverzoek of -herinnering. Maak het voor de debiteur duidelijk dat het om meerdere openstaande facturen gaat. Je kunt een betaallink toevoegen waarmee jouw klant in een keer alle openstaande facturen kan betalen. Heb je de optie Debtor Collection aangezet? Dan blijft het nog steeds mogelijk om facturen separaat te voldoen; óók facturen uit een Debtor File. Als een factuur uit de Debtor File (gedeeltelijk) betaald is, wordt het totaalbedrag in de Debtor File (het Debtor File Amount) bijgewerkt.
Het voordeel voor jouw klant is dat bij meerdere openstaande facturen er niet langer losse reminders per openstaande factuur worden verstuurd. Dat maakt het voor de debiteur makkelijker om bij te houden welke betalingen nog niet afgerond zijn. Dit draagt bij aan een klantvriendelijker aanmaningsproces en verhoogt de kans op snellere betaling. Ook is het voordeel, voor zowel de ondernemer als de betaler, dat met één betaallink alle openstaande facturen in één keer kunnen worden voldaan. Uiteindelijk leidt een beter inzicht in openstaande facturen – én de optie om openstaande bedragen in een keer te voldoen – tot minder achterstanden in betalingen.
De update is automatisch beschikbaar voor alle Buckaroo klanten die gebruikmaken van de Credit Management Solution. Er zijn geen kosten aan verbonden. Je kunt de optie activeren in de Buckaroo Plaza.
Voor technisch uitleg over Debtor Collection en hoe je dit kunt instellen, kijk op onze developmentpagina.
